Gestione Documentale e Protocollo
Agenti AI specializzati che classificano, protocollano e archiviano ogni documento in modo automatico, conforme alle normative vigenti e integrati con i tuoi sistemi esistenti.
La sfida
La gestione documentale nelle organizzazioni pubbliche e private è ancora oggi uno dei processi più frammentati e ad alta intensità di lavoro. Documenti in arrivo da canali diversi, archivi distribuiti su più piattaforme, iter di approvazione manuali e firme che viaggiano per email: ogni passaggio rallenta le operazioni e aumenta il rischio di errore.
Un operatore dedicato trascorre ore ogni giorno solo per smistare la posta in arrivo, assegnare classificazioni corrette, verificare la conformità normativa e tracciare lo stato di avanzamento delle pratiche. Il risultato è un processo lento, difficile da auditare e vulnerabile alle discontinuità operative.
Le normative italiane ed europee, CAD, AGID ed eIDAS, richiedono standard precisi di protocollazione, conservazione e accessibilità. Rispettarle con sistemi tradizionali è oneroso. Con Askme, diventa automatico.
+75%
di velocità nella protocollazione e classificazione documentale
-62%
di tempo dedicato alla gestione manuale degli iter
100%
di conformità normativa garantita su ogni documento trattato
Come Askme trasforma la gestione documentale
Sei funzionalità chiave per un archivio intelligente, conforme e sempre sotto controllo.
Importazione automatica da e-mail, PEC e API
Il sistema intercetta e importa in modo automatico i documenti in ingresso da qualsiasi canale: email ordinaria, PEC e flussi di dati strutturati via API. Ogni messaggio e allegato viene acquisito, analizzato e preparato per la protocollazione senza intervento manuale, eliminando il rischio di omissioni e ritardi.
Protocollazione automatica e conforme
Gli agenti AI assegnano automaticamente numero di protocollo, data, classificazione e metadati a ogni documento acquisito, nel rispetto del CAD e delle linee guida AGID. Il processo avviene in tempo reale, con piena tracciabilità di ogni operazione e zero dipendenza dalla disponibilità degli operatori.
Gestione dei processi documentali
I flussi di lavorazione sono configurati sulle specifiche esigenze operative dell’organizzazione. Ogni documento percorre il suo iter di assegnazione, revisione e approvazione in modo tracciato e trasparente, con notifiche automatiche ai responsabili ad ogni passaggio. Il sistema supporta processi di qualsiasi complessità, dalla semplice trasmissione interna alla gestione di procedimenti articolati su più uffici.
Classificazione e fascicolazione intelligente
Il sistema riconosce la tipologia documentale, delibere, contratti, fatture, decreti e circolari, e assegna ogni documento al fascicolo corretto secondo il titolario di classificazione dell’ente. L’archivio cresce in modo ordinato e strutturato senza bisogno di supervisione continua.
Firma digitale con Askme Sign
Il processo di firma è completamente digitalizzato grazie all’integrazione nativa con il modulo Askme Sign. Il sistema di gestione delle pratiche di firma, configurabile fin nel dettaglio, monitora lo stato di ogni iter, garantisce autenticità e valore legale di ogni documento sottoscritto e assicura la piena conformità con la normativa eIDAS.
Tracciabilità totale e audit trail
Ogni azione su ogni documento è registrata: chi ha aperto, modificato, trasmesso o approvato un file, quando e da quale accesso. L’audit trail è sempre disponibile per verifiche interne, ispezioni o adempimenti normativi, senza dover ricostruire manualmente la storia delle pratiche.
Come funziona
Dalla ricezione del documento alla sua archiviazione definitiva in quattro passaggi fluidi.
Ricezione e analisi
Il sistema acquisisce automaticamente i documenti in ingresso da email ordinaria, PEC o API, ne analizza il contenuto, identifica tipologia e mittente e li prepara per la fase successiva senza alcun intervento manuale.
Protocollazione e classificazione
Il documento riceve numero di protocollo, metadati e classificazione corretta secondo il titolario vigente, nel rispetto del CAD e delle linee guida AGID. Il tutto avviene in tempo reale, al momento esatto dell'acquisizione.
Archiviazione e consultazione
Il documento concluso viene archiviato con tutti i suoi metadati, collegamenti e storico delle azioni. Rimane consultabile, ricercabile e auditabile in qualsiasi momento futuro.
Generazione dell’output
L'orchestratore consolida le analisi in un report professionale in un qualsiasi formato (PDF, pagina web, ecc.) completo di grafici di performance e valutazioni predittive.
I benefici
Da un processo manuale lento e frammentato ad una gestione tecnica automatizzata e precisa.
PRIMA
Processo tradizionale
- Documenti in arrivo da canali diversi gestiti manualmente, con alto rischio di omissioni.
- Protocollazione affidata agli operatori, lenta e soggetta a errori di classificazione. Iter di approvazione non tracciati, gestiti via email senza controllo centralizzato.
- Conformità normativa dipendente dalla conoscenza individuale di ogni addetto.
- Ricerca documentale lenta e affidata alla memoria di chi ha gestito la pratica.
CON ASKME
Processo innovativo
- Importazione automatica da email, PEC e API con analisi immediata di ogni documento in ingresso.
- Protocollazione automatica in tempo reale, conforme a CAD e AGID su ogni operazione.
- Workflow digitali configurabili con tracciabilità completa e firma integrata con Askme Sign.
- Conformità a CAD, AGID ed eIDAS garantita by design, senza dipendere dalle singole persone.
- Tracciabilità totale di ogni operazione e output altamente personalizzabile in ogni formato.
