Enel: un nuovo standard di firma digitale su scala globale
Come il leader mondiale dell'energia ha unificato e governato il ciclo di firma in 32 paesi,
integrando 16 sottosistemi in soli 9 mesi.
Enel è il più grande operatore privato nel settore dell’energia a livello mondiale, con una presenza in oltre 30 paesi, 74 milioni di clienti e una rete di distribuzione che si estende per 2,2 milioni di chilometri. Con una struttura così vasta e distribuita, la gestione dei processi documentali e delle firme rappresentava una sfida critica per l’efficienza operativa.
32
Paesi coinvolti nel progetto
16
Sottosistemi integrati
9
Mesi di delivery end-to-end
Il progetto ha coinvolto la creazione di una piattaforma unificata per la gestione della firma digitale su scala globale, capace di orchestrare flussi complessi, garantire la conformità multi-giurisdizionale e integrarsi con i sistemi legacy esistenti in ogni paese.
La sfida: governare la complessità globale
Prima dell’implementazione della nuova soluzione, Enel si trovava a gestire un panorama frammentato di sistemi e processi di firma digitale. Ogni paese aveva sviluppato soluzioni locali, spesso incompatibili tra loro, con provider diversi e standard eterogenei.
Le criticità da affrontare
- Frammentazione tecnologica: 16 sistemi diversi con logiche e interfacce proprietarie
- Compliance multi-giurisdizione: normative diverse in 32 paesi, dall'Europa all'America Latina
- Mancanza di visibilità: impossibile tracciare lo stato dei documenti in modo centralizzato
- Dipendenza dai provider locali: costi elevati e difficoltà nel negoziare condizioni uniformi
La soluzione: una piattaforma provider-agnostic
Grazie alla partnership con Intesa (Kyndryl Company), Qualified Trust Service Provider europeo, è stata realizzata una piattaforma centralizzata di orchestrazione della firma digitale che funge da layer di astrazione tra i processi aziendali e i diversi provider di firma.
Coordinamento completo del ciclo di firma, dalla richiesta alla conservazione, con workflow configurabili per ogni tipologia documentale.
Connettori nativi per i 16 sistemi esistenti, senza necessità di sostituire le applicazioni locali già in uso.
Possibilità di utilizzare diversi Trust Service Provider in base al paese e alla tipologia di firma richiesta (AES, QES, SES).
Gestione automatica dei requisiti normativi per ogni giurisdizione: eIDAS in Europa, normative locali in America Latina.
Standard di firma adottati
La piattaforma supporta tre livelli di firma elettronica, selezionati automaticamente in base al paese e alla tipologia di documento:
Advanced Electronic Signature (AES): utilizzata nei paesi europei per contratti e documenti che richiedono un livello elevato di sicurezza e identificazione del firmatario.
Qualified Electronic Signature (QES): per documenti con valore legale equivalente alla firma autografa, utilizzata per atti che richiedono la massima garanzia giuridica.
Standard Electronic Signature (SES): per i paesi extra-europei dove la normativa locale non prevede standard avanzati, garantendo comunque tracciabilità e integrità.
Audit trail e governance centralizzata
Uno degli elementi chiave del progetto è stata l’implementazione di un sistema di audit trail completo che permette di tracciare ogni operazione di firma in tempo reale:
- Tracciamento di chi ha firmato, quando e da quale dispositivo
- Dashboard centralizzata per il monitoraggio globale dei flussi
- Alert automatici per documenti in scadenza o firme mancanti
- Reportistica per compliance e audit interni
- Conservazione a norma dei documenti firmati
“La firma digitale ha trasformato i processi interni, sia con fornitori d’energia sia con i clienti. Avere una piattaforma unica ci permette di operare con la stessa efficienza in tutti i paesi.”
Digital Transformation Team – Enel Group
I risultati: velocità, controllo, risparmio
L’implementazione della piattaforma ha portato benefici misurabili in tutte le dimensioni operative:
Time-to-signature ridotto: i processi che prima richiedevano giorni o settimane per raccogliere firme da più paesi ora si completano in ore, con notifiche push e firma da mobile.
Governance centralizzata: per la prima volta, il management ha visibilità completa su tutti i flussi di firma a livello globale, con KPI e SLA monitorati in tempo reale.
Riduzione dei costi: la negoziazione centralizzata con i provider e l’eliminazione delle soluzioni ridondanti hanno generato significativi risparmi operativi.
Compliance garantita: ogni firma rispetta automaticamente i requisiti normativi del paese di riferimento, riducendo il rischio legale e semplificando gli audit.
Una partnership tecnologica strategica
Il successo del progetto è stato possibile grazie alla collaborazione con Intesa, che ha portato la sua esperienza come Qualified Trust Service Provider con oltre 2 miliardi di firme remote gestite ogni anno.
La scelta di un approccio provider-agnostic ha permesso a Enel di mantenere la flessibilità necessaria per adattarsi alle evoluzioni normative e tecnologiche, senza vincolarsi a un singolo fornitore. La piattaforma può integrare nuovi Trust Service Provider o sostituire quelli esistenti senza impatti sui processi aziendali.
Questo progetto rappresenta un esempio di come la digitalizzazione dei processi documentali possa diventare un vantaggio competitivo per le grandi organizzazioni globali, trasformando la complessità in efficienza e la frammentazione in governance.
