L'Università di Firenze digitalizza il back-office con Askme
Come uno dei più antichi atenei italiani ha modernizzato la gestione amministrativa, garantendo piena tracciabilità e lavoro da remoto per tutti i dipartimenti.
L’Università degli Studi di Firenze, fondata nel 1321, è uno dei più prestigiosi atenei italiani con oltre 50.000 studenti e una struttura amministrativa complessa distribuita su 12 dipartimenti. La sfida: modernizzare i processi di back-office mantenendo la qualità del servizio e abilitando il lavoro da remoto.
+40%
Efficienza nella gestione pratiche
12
Dipartimenti coinvolti
100%
Tracciabilità delle richieste
Con l’adozione delle soluzioni Sign e Desk, l’Ateneo fiorentino ha trasformato radicalmente il modo in cui gestisce pratiche, richieste e flussi documentali, creando un ecosistema digitale integrato che supporta sia il personale amministrativo che i docenti.
“Le opportunità offerte dal PNRR rappresentano la sfida che il nostro Paese deve cogliere nei prossimi tre anni per compiere le transizioni epocali che ci attendono, dalla digitalizzazione all’energia, alla sostenibilità.”
La sfida: modernizzare senza perdere il controllo
Prima dell’implementazione delle soluzioni Askme, l’Università di Firenze gestiva gran parte dei processi amministrativi attraverso canali frammentati: email, moduli cartacei, telefonate. Questo approccio rendeva difficile tracciare lo stato delle pratiche, rispettare gli SLA e garantire continuità operativa in caso di lavoro da remoto.
L’obiettivo era chiaro: centralizzare l’organizzazione del back-office in un’unica piattaforma che permettesse di gestire i processi da remoto con piena tracciabilità, senza sacrificare la qualità del servizio agli studenti e al personale.
La soluzione: un ecosistema digitale integrato
L’Università ha adottato due componenti chiave dell’ecosistema Askme:
AskMe Desk
Piattaforma di ticketing e workflow management per centralizzare tutte le richieste interne ed esterne, con assegnazione automatica e monitoraggio SLA.
AskMe Sign
Sistema di firma digitale per la gestione documentale, dalla verbalizzazione degli esami alla sottoscrizione di accordi e delibere.
Gestione lavoro agile
Processo telematico completo per la stipula e gestione degli accordi individuali di smart working per il personale.
Dashboard centralizzata
Visione completa di tutti i flussi di lavoro, con KPI in tempo reale e reportistica per il management.
Il percorso di trasformazione digitale
Avvio della firma digitale
Introduzione di Sign per la verbalizzazione degli esami, primo passo verso la digitalizzazione dei processi documentali.
Accelerazione digitale
La pandemia accelera l’adozione di strumenti per il lavoro da remoto. AskMe Desk diventa centrale per la gestione delle richieste a distanza.
Smart working strutturato
Implementazione del processo telematico per gli accordi di lavoro agile, con firma digitale integrata.
Trust Signer Pro
Rilascio della nuova app per l’autorizzazione delle firme, migliorando ulteriormente l’esperienza utente.
I risultati: efficienza e controllo
L’implementazione delle soluzioni AskMe ha portato benefici tangibili in tutta l’organizzazione:
Centralizzazione completa: tutte le richieste amministrative convergono in un unico sistema, eliminando la dispersione di informazioni tra email, telefonate e moduli cartacei.
Tracciabilità al 100%: ogni pratica è tracciata dall’apertura alla chiusura, con storico completo delle interazioni e rispetto degli SLA monitorato in tempo reale.
Lavoro da remoto abilitato: il personale può gestire le pratiche da qualsiasi luogo, con la stessa efficienza e controllo dell’ufficio.
Riduzione dei tempi: l’automazione delle assegnazioni e la firma digitale hanno ridotto significativamente i tempi di gestione delle pratiche.
“L’università ha diverse missioni: la didattica, la ricerca, il trasferimento tecnologico. La tecnologia dell’informazione è impattante su tutti e tre gli ambiti.”
Una partnership per il futuro
La collaborazione tra l’Università degli Studi di Firenze e Lascaux va oltre la semplice fornitura tecnologica. Il laboratorio congiunto per la ricerca e sviluppo sulle nuove tecnologie rappresenta un esempio virtuoso di come università e imprese possano collaborare per l’innovazione.
Con oltre 137 milioni di euro ottenuti dal PNRR per progetti di digitalizzazione e ricerca, l’Ateneo fiorentino continua il suo percorso di trasformazione, con Askme come partner tecnologico per l’efficienza dei processi amministrativi.
L’esperienza dell’Università di Firenze dimostra che anche le organizzazioni più complesse e radicate nella tradizione possono abbracciare l’innovazione digitale, migliorando l’efficienza senza sacrificare la qualità del servizio. La chiave sta nella scelta di strumenti flessibili, integrabili e progettati per crescere insieme all’organizzazione.
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