EBTT: più efficienza nella gestione delle pratiche con Askme
Come l’Ente Bilaterale del Turismo Toscano ha strutturato la gestione delle pratiche e dei documenti con Askme, garantendo tracciabilità e controllo su tutte le attività.
L’EBTT (Ente Bilaterale del Turismo Toscano) è un’associazione no profit tra organizzazioni imprenditoriali e sindacati dei lavoratori della Toscana, prevista dal Contratto Nazionale di Lavoro del settore turismo. Operativo dal 1996, l’Ente è il punto di riferimento per oltre 15.000 aziende e 43.000 lavoratori del comparto turistico toscano, con una rete di 18 Centri Servizi distribuiti sul territorio regionale. L’EBTT è accreditato dalla Regione Toscana come agenzia formativa e per lo svolgimento dei servizi al lavoro, e offre ai propri iscritti formazione, servizi al lavoro, apprendistato, sostegno al reddito e supporto in materia di salute e sicurezza.
100%
Tracciabilità delle richieste
18
Centri Servizi coinvolti
+45%
Efficienza nella gestione pratiche
La sfida
Prima dell’adozione di Askme, i processi operativi dell’EBTT erano gestiti prevalentemente in modo manuale e si basavano su molteplici scambi e-mail tra i vari componenti dell’Ente. La gestione documentale e le attività di protocollazione erano distribuite tra diversi strumenti e archivi locali, rendendo più complesso mantenere una visione unitaria delle pratiche.
Questo approccio presentava criticità concrete:
I Centri Servizi, la Segreteria Regionale e gli organi dell’Ente gestivano molte attività attraverso scambi di e-mail. Anche le PEC in ingresso venivano spesso gestite manualmente, rendendo più difficile mantenere una visione unitaria delle pratiche e recuperare rapidamente le informazioni necessarie.
Le informazioni erano distribuite tra diverse comunicazioni e archivi locali, rendendo più complessa la ricerca e la consultazione delle pratiche nel tempo.
L’organizzazione dei corsi richiedeva diversi passaggi manuali per la generazione dei documenti e la raccolta delle firme, con un conseguente aumento dei tempi operativi.
La Soluzione
Con l’implementazione di Askme Desk e Askme Sign sono stati configurati quattro macro-processi digitali progettati sulle esigenze operative dell’Ente, con particolare attenzione alla gestione documentale e alla protocollazione automatizzata delle pratiche.
La Segreteria Regionale gestisce i flussi documentali e la protocollazione dei documenti in ingresso e in uscita attraverso un flusso dedicato su Askme. Un plugin assegna automaticamente il numero progressivo alla pratica e consente all’operatore di approvarla, inviarla ai destinatari selezionati oppure archiviarla direttamente in base al livello di riservatezza.
Il sistema supporta inoltre l’elaborazione delle PEC in ingresso, che vengono automaticamente trasformate in pratiche protocollate e tracciate all’interno della piattaforma.
I Centri Servizi utilizzano un flusso strutturato per l’invio e l’archiviazione delle pratiche interne. Tutte le informazioni confluiscono nella piattaforma e ogni pratica può essere condivisa con destinatari specifici oppure archiviata, mantenendo tracciabilità completa e ricerca immediata.
Questo approccio rafforza la gestione documentale centralizzata e garantisce la persistenza nel tempo di tutte le informazioni operative.
Il ciclo di gestione dei corsi è organizzato attraverso flussi dedicati su Askme Desk. In fase di attivazione l’operatore inserisce i dati del corso e la piattaforma genera automaticamente il documento di progetto in formato PDF. In fase di rendicontazione il documento viene inviato in firma digitale tramite Askme Sign con doppio firmatario obbligatorio, per poi avanzare automaticamente verso la chiusura del processo.
I verbali dell’Assemblea, del Comitato Direttivo e dei Centri Servizi vengono firmati digitalmente tramite Askme Sign e trasferiti automaticamente su Askme Desk, dove vengono archiviati e resi disponibili alla Segreteria Regionale per la gestione e la consultazione.
I benefici della digitalizzazione
La digitalizzazione dei processi amministrativi con Askme ha introdotto benefici concreti nella gestione quotidiana delle attività dell’Ente, migliorando l’organizzazione delle pratiche e la collaborazione tra i diversi centri servizi.
Centralizzazione delle informazioni
Tutte le pratiche e i documenti, incluse le PEC in ingresso, confluiscono in un’unica piattaforma, eliminando la dispersione tra le caselle e-mail degli operatori e garantendo un accesso condiviso alle informazioni.
Tracciabilità completa
Ogni pratica è monitorata dall’apertura alla chiusura, con uno storico completo che consente di ricostruire rapidamente ogni passaggio e recuperare le informazioni quando necessario.
Automazione dei processi
La generazione automatica dei documenti, l’assegnazione dei numeri progressivi e gli avanzamenti di stato riducono le attività manuali ripetitive e rendono più rapida la gestione operativa.
Firma digitale integrata
Il processo di firma è parte integrante del flusso di lavoro: i documenti vengono firmati direttamente all’interno della piattaforma, senza interruzioni o strumenti esterni.
Perché Askme per gli Enti Bilaterali
L’esperienza dell’EBTT dimostra come Askme risponda in modo specifico alle esigenze operative degli enti bilaterali: gestione documentale strutturata, elaborazione delle PEC in ingresso, protocollazione automatica, firma digitale integrata e flussi di lavoro configurabili.
La piattaforma si adatta alla struttura organizzativa dell’ente, con visibilità controllata per ruolo e centro operativo, e garantisce la centralizzazione e la persistenza di ogni pratica nel tempo.
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